进销存-入门四部曲

1001发表于:2018年11月27日 09:57:24更新于:2018年11月27日 09:57:34

“万里牛进销存”很容易被掌握,用一个流程图来表示,第一次使用的四个步骤:

image.png

01. 预备工作(推荐):设置商家编码

本操作不是使用“万里牛”进销存系统所必须的,但是如果认真执行了本步工作,不仅让您的商品管理更为规范,而且常见的商品编码对照错误的可能性大大降低,因此强烈推荐您完成本步工作。

提示

【商家编码】的作用及设置原则?
1、 商家编码是商品的“身份证”,也是淘宝商品与“万里牛”系统中商品建立关联的首要依据。
2、 商家编码应该精确到SKU(规格)级,且不同SKU,编码不同。
3、 同一家店铺,相同的商品(SKU)出现在不同架上,它们的编码应相同(代表同一个商品)。
4、 如有多家店铺,相同商品(SKU)的商家编码应相同。
SKU的相关内容,可参见前文03.预备知识

【举例】

规范的商家编码可以参见下图:
image.png

【注意事项】

  1. 不同规格的编码必须不同。

  2. 外层商品商家编码推荐不要留空,也不要跟规格级的商家编码相同。

  3. 本操作在淘宝后台进行。打开“卖家中心” - “出售中的宝贝” - “编辑宝贝”即可在“宝贝规格”看到上述界面详情。

完成商家编码的设置以后,即可进入到万里牛进销存的系统初始化了!

02. 第一步:系统初始化

第一次登录使用系统时,都需要进行系统初始化。

提示:

为什么要进行【系统初始化】?
1、 为店铺指定一个所属的公司名(新建或者加入已有公司),便于管理
2、 配置发货地址(打印时可能需要)
3、 选择两个快递公司(一个是最常用的,一个是偏远地区)
4、 下载商品与最近7天的订单

  1. 【系统初始化】界面1:创建新公司。公司名可以根据自己的要求设置一个。

  2. 【系统初始化】界面2:输入店铺发货地址信息。

  3. 【系统初始化】界面3:快递公司设置。选择常用的快递公司、偏远地区快递公司。

  4. 【系统初始化】界面4:下载商品与订单数据

  5. 【系统初始化】界面5:到这步为止,系统初始化的向导工作就完成了。接下去,就可以进入系统调整【商品对应关系】和【期初库存】。

现在,我们的万里牛进销存系统中已经自动下载了您淘宝店铺中出售中的商品、尚未发货的订单。接下去,应该去调整淘宝商品和系统商品的对应关系了。

03. 第二步:调整【商品对应关系】

提示

什么是【商品对应关系】?
1、【商品对应关系】是淘宝上的宝贝与“万里牛”中的商品建立关联关系的通道,淘宝订单进入到系统后据此计算利润、扣除库存。
2、【商品对应关系】非常重要,一定要保证正确建立!

万里牛商品对应关系的逻辑

万里牛可以支持“多家店铺,一个库存”的管理模式,所以,需要考虑多家店铺在售宝贝对应到仓库中的商品的问题,要避免对应不正确或者对应错误的情况发生。我们是通过“商品编码”来完成这种对应关系的确立的,凡是新上架的商品,均会去检查其商家编码。这个过程用下面的流程图表述:

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 查看现有对应关系

在第一步【初始化】时,已经将淘宝店铺上的商品信息下载到了万里牛系统中。并且会自动把默认的对应关系建立起来。
进入菜单【商品管理】------【商品对应关系】,可以看到如下界面示例图:

image.png

上图中,左边代表淘宝上对应的商品信息(商品图示、商家编码、宝贝标题),右边代表万里牛中的商品信息(商品图示、对应系统编码、系统商品、规格名称),它们之间的默认对应关系,是根据上一节的商品对应关系的逻辑建立的。

提示

第一次建立【商品对应关系】
1、【商品对应关系】第一次建立是在系统初始化时,系统自动建立。
2、以后有新品上架以后,请先到这里确认新品对应到系统中的商品正确,再进行后续订单操作。

 商品对应关系的维护

商品对应关系建立后,需要我们检查一下对否建立正确。
我们要检查的顺序和内容如下:
1.【淘宝宝贝标题/规格】与【系统商品/规格名称】两者是否为同一商品的同一规格。
如果检查出来不是同一个商品时,应该如何处理?
①、点右边的【换】,在弹出的商品列表中,选择与左边淘宝商品对应的一项。如果找不到,需要去【基础信息】------【商品信息】中新增所缺商品或者规格

image.png

2.【淘宝上的商品编码】对应的与【对应系统编码】是否一致   
如果两边编码不一致,有何影响?如何保持一致?
①、如果第一步检查确认(或经过修正)左右两边确系同一商品规格,这里的编码不一致不影响后续订单处理/库存管理中的对应关系,但保持一致有利于对应关系的维护
②、两边确系同一商品.可以通过修改左边的淘宝商品编码来达到两边编码一致的效果.修改后,实时同步到淘宝上

image.png

提示

1.此处也可以通过【只看不匹配】来过滤所有的不匹配编码项,便于统一处理

解疑问答

更多商品对应关系不匹配的情况,我们在帮派中已经列出相应的处理方法,请移步至☞【湖畔网络官方帮派#http://bangpai.taobao.com/group/thread/14605989-284001785.htm?spm=0.0.0.0.YZZStm

04. 第三步:设置期初库存

在未使用系统前,要设置好期初库存,这是为了能让系统使用一开始,就有一个关于库存数量、库存金额的基准值。这个基准值是今后所有账务处理的起点,因此建议一次性设置好。

提示

1、如果一个商品没有发生过交易(即没有在系统中发货、采购入库),期初库存可以做多次。
2、如果一个商品发生过交易了(发货或采购入库),就不能再做初始化,文本框不可编辑。此时要修改库存和成本均价,就只能在【库存盘点】中进行了。
因此建议一次性把【期初库存】工作做好。

设置期初库存的界面如下:

image.png

可以通过批量导出模板(仅导出可处理数据),再批量导入的方式,提高期初库存的处理效率。

05. 第四步:处理订单

在做完(1)系统初始化 -(2)调整商品对应关系 -(3)设置期初库存这三步后,就可以进入到订单流程处理的环节了。

提示

订单的处理流程在系统中是可配置的

1、流程配置1:【订单审核】 - 【打单配货】 - 【称重计费】 - 【发货】
2、流程配置2:【订单审核】 - 【打单配货】 - 【发货】

订单处理流程环节配置功能菜单在【设置】-【系统配置】中,显示如下,可根据自己的需要进行选择:

image.png

销售流程的移除和添加需要重新登录系统才生效。

用示意图表示订单处理主流程:

image.png

下面我们按完整的4个流程环节来简单看一下各自功能。

订单流程环节1:订单审核

订单流程环节2:打单配货

订单流程环节3:称重计费

订单流程环节4:发货



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